Blogg » Effektivisera arbetsplatsens utskrifter med en multifunktionsskrivare

Tyvärr kan inte alla arbetsplatser vara pappersfria, även om det talas om och förespråkas så mycket att det känns som den enda vägen framåt för en hållbar omställning. Bland annat krävs det att vissa dokument, som juridiska dokument, sparas i pappersformat, samtidigt som digitala system kan fördröja arbetsflödet för personalen. Dessutom är en helt pappersfri arbetsplats mer i riskzonen för cyberattacker. Men oroa dig inte, din arbetsplats kan fortfarande rida på den gröna vågen. Allt ni behöver göra är att effektivisera utskriftsprocessen med en multifunktionsskrivare.

En multifunktionsskrivare är kortfattat en kontorsutrustning som kombinerar flera funktioner, som utskrift, scanning, kopiering och faxning. Med en multifunktionsskrivare kan din verksamhet förbättra arbetsflödet och minska kostnaderna samtidigt som ni gör en god gärning för klimatet. Multifunktionsskrivare är helt enkelt idealiska för verksamheter med krävande utskriftsbehov som vill förenkla allas arbetsdag.

Dokumenthanteringen blir enklare att organisera

Den kanske främsta fördelen med multifunktionsskrivare för arbetsplatsen är att de gör det lättare att organisera hela infrastrukturen för utskrifter på arbetsplatsen. Eftersom alla utskrifter samlas i ett enda flöde, som kan tillgås såväl fysiskt som digitalt, är det lättare för både arbetsgivaren och arbetstagarna att organisera alla dokument och utskrifter, samtidigt som de får en fullständig överblick över processen. Dessutom kan multifunktionsskrivare hantera stora mängder data, vilket sparar tid och gör dokumenthanteringen allmänt bekvämare.

Totala kontorskostnader minskas

Det är kanske rätt uppenbart, men en annan fördel med multifunktionsskrivare är att det är en kostnadseffektiv kontorsutrustning. Eftersom ni inte behöver köra flera maskiner samtidigt, kommer er elräkning också att minska. Och i det långa loppet sparar ni dessutom pengar på bläck och papper! De flesta multifunktionella skrivare gör det också möjligt för företaget att följa sina utskriftskostnader, så att ni effektivt kan planera vad ni kan skära ned på i framtiden. 

När ni kan kontrollera utskrifterna via ett användarvänligt flöde minskar ni inte bara kostnaderna, men ökar dessutom säkerheten. Det förhindrar obehörig utskrift och skyddar eventuell information. I tider där allt fler företag utsätts för säkerhetsintrång är datasäkerhet på arbetsplatsen essentiellt.

Arbetsplatsen spar på jordens resurser

Till följd av den smarta skrivarens energieffektivitet kommer ni också att göra en insats för klimatet. Eftersom ni inte behöver köra flera maskiner samtidigt minskar er energiförbrukning, vilket sparar på jordens resurser och gör att ni kan ha ett gott samvete även när ni använder fysiska pappersdokument. Många multifunktionsskrivare kommer dessutom med miljöfördelaktiga inställningar, som tonersparläge, viloläge och dubbelsidig utskrift. Att ha dessa inställningar på bidrar till att göra utskrifterna mer hållbara, samtidigt som ni sänker den totala driftskostnaden.

Liten förändring, stora skillnader

En multifunktionsskrivare kan öka produktiviteten på arbetsplatsen samtidigt som driftskostnaderna minskar och miljön gynnas. Tack vare en skrivare med flera funktioner i ett enda flöde blir all dokumenthantering mycket mer lättöverskådlig, vilket är fördelaktigt för såväl chefer som anställda. Med det sagt behöver ett företag inte bli totalt pappersfritt för att bli mer produktivt och hållbart. Ni behöver bara effektivisera er utskriftsprocess för att göra dokumenthantering och utskrifter billigare, mer hållbar, effektivare och inte minst enklare.